С 2020 года в России начинают действовать электронные трудовые книжки (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»)

Изменяемое законодательство в связи с переходом на электронные трудовые книжки:

Трудовой кодекс
Новая статья 66.1 «Сведения о трудовой деятельности работника» (электронный аналог трудовой книжки)
ФЗ №27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете»

  • Обязанность работодателя представлять сведения о трудовой деятельности
  • Новый раздел в индивидуальном лицевом счете

КоАП РФ
Ответственность для должностных лиц за неоднократное нарушение сроков представления сведений (либо представление неполных/ или недостоверных) сведений о трудовой деятельности работника

Как работодателю подготовиться к переходу:

1. Определить ответственного за ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде

  • Издать приказ о назначении ответственного
  • Дополнить должностную инструкцию

2. До 1 января 2020 — настроить ПО (новый отчет СЗВ-ТД)

  • Форма отчета разработана, будет реализована в приложениях 1С Бухгалтерия 8, 1С ЗУП 8
  • Если бухгалтерская или кадровая система не поддерживает новый отчет, можно скачать бесплатную программу с сайта ПФР

3. Определить/создать адрес электронной почты, на который сотрудники смогут направлять заявления на выдачу сведений о трудовой деятельности

  • Сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям требуется выдавать не только в бумажном, но и электронном виде
  • У сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление на электронную почту

4. Внести изменения в ЛНА и утвердить их в новой редакции

  • Заменить все пункты ЛНА, упоминающие трудовую книжку. А именно заменить наименование «трудовая книжка» на «трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности»
  • Рекомендуется детально описать порядок взаимодействия работника и работодателя по вопросам получения / передачи сведений о трудовой деятельности

5. Уведомить работников о новых правилах по работе со сведениями о трудовой деятельности работников. Предупредить каждого работника, что он может получить трудовую на руки, если не хочет, чтобы компания продолжила ее вести

  • О праве сохранить бумажную трудовую — предупредить всех работников, включая находящихся в отпуске по уходу за ребенком до 1 июля 2020 года
  • Не только направить письменное уведомление, но и получить на нем подпись работника

7. Получить от работников заявления о сохранении или отказе от трудовой книжки на бумажном носителе

  • Работник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку
  • При любом решении работник должен подать работодателю заявление по 31 декабря 2020 года включительно
  • В случае, если работник решил оставить за собой традиционную трудовую книжку работодатель обязан продолжить вести ее в обычном порядке и дублировать все сведения о трудовой деятельности в информационную систему ПФР
  • В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку на бумажном носителе и дублирует все сведения о трудовой деятельности в информационную систему ПФР

Работнику предоставляется бессрочная возможность перехода на электронное ведение записей о трудовой деятельности и после 2020 года, однако варианта с возвратом к бумажной трудовой книжке не предусмотрено